Если вы твердо уверены в своих организаторских способностях, а ваш конек — логическое мышление и скрупулезность, у вас есть привычка просчитывать ходы наперед – поздравляем, скорее всего event-менеджмент ваше призвание.
Если вы только в начале пути, возможно, некоторые советы будут для вас хорошим подспорьем.
Самообладание
Самообладание — главный козырь хорошего организатора. Кого интересуют ваши эмоции? Участников конференции или семинара? Наверное, да. Но от вас как от ивент-менеджера ждут только вежливую улыбку, излучающую уверенность, что у вас все под контролем. Правда в том, что любой форс-мажор может показаться не таким уж и страшным, и даже «пустяшным», если сообщить об этом окружающим с улыбкой. Поэтому сразу вырабатывайте привычку носить «утиное лицо»: гости и коллеги видят только вашу благожелательность, в то время как ваш мозг активно работает над возникшей проблемой.
Смирение
Увы, просчитать все невозможно, и есть вещи, над которыми мы не властны. Поэтому погодные условия, обрывы на линиях передач и т.п. не должны вызывать у вас бурю эмоций. Чем спокойнее вы воспримете неприятную новость, тем быстрее сможете сообразить, как достойно выйти из ситуации.
Предупредительность
В день важного события лучше приехать на место события раньше и самостоятельно проверить работоспособность техники и розеток, наличие раздаточного материала и т.д.
Командный дух
Идеальный вариант — это, если ваши помощники разделяют ваши взгляды, быстро соображают, и с готовностью отдаются процессу. Но даже если вы еще не успели подобрать идеальную команду – общайтесь с сотрудниками, доносите ваше видение сплоченной работы.
Информирование
У каждого участника организационного процесса, кроме определенного участка, за который он отвечает, под рукой должен быть список номеров телефонов такси, отелей, вокзала и т.д. Он должен быть проинформирован о времени перерыва на ланч, должен знать направление, где нужно искать туалет, где можно раздобыть аптечку и т.д.
Не взваливайте организацию на слишком узкий круг людей: несущественные мелочи съедают большую часть организационного времени.
Самокритичность
Если у вас отличная память – это замечательно. Но во время суматохи и стресса, может подвести и она. Поэтому не стесняйтесь всю важную и, главное, не очень важную информацию, записывать. Не лишним будет составить список контактов: надежных кейтеринговых компаний, подрядчиков, поставщиков, оформителей и т.д. Если вы организатор, значит наверняка умеете быстро принимать решения, но отсутствие информации означает потерю драгоценного времени.
Будьте в тренде
Перед тем как арендовать конференц-зал в Киеве, посетите один из сервисов, специализирующихся на подборе различных видов помещений. Именно на таких сайтах вас может осенить идея для необычного места проведения мероприятия. Как вы сами понимаете – обстановка играет не главную роль в процессе, но решающую: первое впечатление от антуража надолго останется в памяти участников.
Профессия ивент-менеджера — сложное, но очень увлекательное занятие, требующее постоянного самосовершенствования, развития таких качеств как гибкость и умение с уважением относиться к чужому мнению. Если вы к этому готовы, будьте уверены: вы станете очень востребованным организатором!
Занимаюсь маркетингом и продвижением сайтов (корпоративных сайтов, блогов и интернет-магазинов), брендов. Иногда пишу и творю тут, на моем ресурсе.
